كيف تستغل الوقت في الإدارة الداخلية لجمعيتك؟

 

تعتبر إدارة الجمعية مسؤولية مهمة للأشخاص الذين يقررون تولي دور الرئيس لعدة أشهر أو سنوات. فيما يلي 4 نصائح يجب عليك تذكرها:

1- الابتعاد عن مصادر الالهاء

بفضل الهاتف والتقدم التكنولوجي الذي نتمتع به اليوم ، تنشغل بالإشعارات أو رنين الهاتف أو رسائل البريد الإلكتروني المستلمة. يُنصح بقصر المهام على فترات عمل مدتها 90 دقيقة حيث تضع هاتفك في وضع الصامت وتحاول المضي قدمًا في المهمة في أسرع وقت ممكن. في نهاية هذه الدقائق التسعين، يمكنك إلغاء تنشيط الوضع الصامت ويمكنك التحقق مما إذا كانت لديك مكالمات عاجلة لمعاودة الاتصال.

2- استخدم قانون باريتو

هذا هو قانون 20-80 ، مما يعني أن 20٪ من نشاطك تمثل 80٪ من نتائج جمعيتك. حاول تحديد الإجراءات التي تتخذها بنسبة 20٪ والتي تسمح لك بتطوير جمعيتك بأسرع ما يمكن. عندما يكون لديك القليل من وقتك ، ركز على الجزء الذي سيسمح لك بتحقيق النتائج بسرعة.

3- تنظيم الجهود
إذا كان لديك الكثير من الأشياء يجب القيام بها، حاول البدء بالمهمة الأكثر أهمية. على سبيل المثال، خد من وقتك ساعة واحدة لقراءة جميع الرسائل الالكترونية الواردة وهذا سيجعلك أكثر كفاءة.

4- تجنب كل الاجتماعات غير الضرورية
إذا لم يكن هناك جدول أعمال حيث لن يتم احتساب مدخلاتك في هذا الاجتماع، فلا فائدة من المشاركة. من ناحية، أخرى هناك وسيلتان يمكن من خلالهما برمجة مواعيد الاجتماعات بدون ضياع للوقت مثل Doodle، وهي وسيلة مجانية تسمح بجدولة الاجتماعات. إذا كان اللقاء مع شخص واحد، هناك أيضا برنامج Calendly وهو وسيلة بسيطة لتنظيم الاجتماعات وجدولتها. يسهل عليك هذا البرنامج مشاركة الإمكانيات المختلفة للمشارك في الاجتماع وإدارة مواعيدهم بسهولة.